Effizientes Arbeiten ohne Papierchaos

Verabschieden Sie sich von überquellenden Aktenschränken, langwieriger Dokumentensuche und unübersichtlichen Ablagesystemen. Mit einer digitalen Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) schaffen Sie klare Strukturen, optimieren Ihre Arbeitsprozesse und sparen wertvolle Zeit und Kosten.
Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – Sie und Ihr Team haben jederzeit sicheren Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen, genau dann, wenn Sie sie brauchen.

Ein DMS bringt Ordnung, Transparenz und Effizienz in Ihre tägliche Arbeit – damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt.

Typische Herausforderungen:

Viele Unternehmen haben mit denselben Problemen zu kämpfen, wenn es um die Verwaltung von Dokumenten geht:

Lange Suchzeiten: Mitarbeiter verbringen im Schnitt 20-30% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten.
Ineffiziente Ablagestrukturen: Dokumente sind auf verschiedenen Laufwerken, in E-Mails oder in Papierform verteilt.
Fehlende Versionierung: Mehrere Versionen eines Dokuments führen zu Verwirrung und Fehlern.
Sicherheitsrisiken: Dokumente sind nicht ausreichend gesichert oder können unberechtigt eingesehen werden.
Rechtliche Anforderungen: Compliance-Vorgaben wie GoBD oder DSGVO werden oft nicht eingehalten.

Ein Beispiel

Ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitern verliert täglich ca. 2 Stunden durch die Dokumentensuche. Hochgerechnet auf ein Jahr bedeutet das ca. 520 Stunden oder 65 Arbeitstage, die unproduktiv genutzt werden.

Was ist ein DMS?

Ein DMS ist eine digitale Lösung zur Verwaltung, Speicherung und Organisation von Dokumenten. Die Kernfunktionen eines DMS sind:

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Zentrale Ablage

Alle Dokumente werden an einem zentralen, digitalen Ort gespeichert.

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Schnelle Suche

Dokumente können durch Schlagwörter, Volltextsuche oder Filterfunktionen in Sekunden gefunden werden.

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Automatische Versionierung

Immer die neueste Version eines Dokuments im Zugriff.

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Rechte-& Rollenmanagement

Zugriff nur für autorisierte Personen.

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Automatische Workflows

Dokumente werden automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet.

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Integration mit anderen Systemen

Anbindung an ERP-, CRM-und Buchhaltungssysteme möglich.

E-Rechnung

Verarbeitung aus verschiedenen Quellen: Importieren Sie XML-Rechnungen über den ecoDMS-Client oder das Scaninput-Verzeichnis
Automatische Konvertierung: XML-Daten werden automatisch in eine für Benutzer lesbare PDF-Datei umgewandelt
Sicherheit durch Prüfberichte: Der Prüfbericht wird in das PDF integriert und dokumentiert die Datenqualität
Revisionssichere Archivierung: Das PDF mit allen eingebetteten Informationen und die Original-XML werden in ecoDMS sicher gespeichert

Blitschnelles Finden

Mit ecoDMS gehört das zeitaufwändige Durchsuchen von Aktenordnern der Vergangenheit an.

Texterkennung

OCR macht nahezu jedes lesbare Dokument durchsuchbar –egal ob es sich um PDFs, gescannte Dokumente, XML-Datei, Office-Dokument, Tabelle oder Bilder handelt.

Erweiterte Suche

Recherchieren Sie auf Basis von Klassifizierungen wie Dokumentenart, Ordner und Status.

Suchfavoriten

Wiederkehrende Suchanfragen speichern und schnell abrufen.

Worklowmit DMS

Mit DMS läuft der Prozess effizienter:

Rechnungseingang: Rechnungen werden automatisch ins DMS importiert (Scan oder E-Mail-Import).
Automatische Erkennung: OCR-Technologie liest Rechnungsdaten aus.
Kategorisierung & Zuordnung: Die Rechnung wird automatisch dem richtigen Kostenstellenverantwortlichen zugewiesen.
Digitale Freigabe: Der Freigabeprozess läuft über definierte Workflows digital ab.
Archivierung & Buchung: Die Rechnung wird revisionssicher abgelegt und kann direkt in die Buchhaltungssoftware übertragen werden.

Warum ein DMS unverzichtbar ist

Massive Zeitersparnis: Dokumente sind sofort verfügbar.
Mehr Sicherheit: Zugriffsschutz, Protokollierung und Backup-Funktionen.
Effiziente Workflows: Automatische Prozesse sparen Ressourcen.
Bessere Zusammenarbeit: Zentrale Plattform für alle Mitarbeiter.
Rechtliche Konformität: DSGVO-und GoBD-konforme Archivierung.